Wie kent het niet? Eindeloze, inefficiënte vergaderingen waarbij niemand zich goed heeft voorbereid. De voorzitter laat de regie varen, het ‘rondje actualiteiten’ duurt een eeuwigheid en dezelfde mensen voeren altijd het hoogste woord – zonder echt iets toe te voegen. En dan haast je je naar de volgende vergadering, die direct aansluit en waarbij iedereen steevast te laat binnenkomt.
Het kan anders. Tijd is kostbaar, dus laten we vergaderen met impact.
De 25-minuten vergadering: efficiënt, to-the-point en effectief
Een korte, maar krachtige vergadering met een strakke opbouw en een gedreven voorzitter. In het begin is dat misschien even wennen, maar uiteindelijk zal iedereen (zelfs de langpraters) je dankbaar zijn.
Hoe werkt het?
Start vijf minuten over het hele of halve uur. Geen excuus om te laat te zijn, en nog nét tijd genoeg om een kop koffie te halen of een korte pauze te nemen.
Indeling:
- Kick-off (2 min) – Doel van de vergadering en te bespreken punten. Duidelijk en to-the-point.
- Actualiteiten (3 min) – Alleen relevante updates, zonder oeverloos geklets.
- Discussie (15 min) – Gestructureerd en oplossingsgericht. Geen herhaling van stukken die vooraf zijn gedeeld. Wie niet is voorbereid, praat niet mee.
- Besluiten (4 min) – SMART-formulering: wie doet wat en wanneer?
- Afronding (1 min) – Dankwoord, actiepunten en een korte samenvatting van de vergadering in één woord per deelnemer.
Opbouw en inrichting 25 minuten vergadering
Tijdens de kick-off wordt het doel van de vergadering benoemd en de te bespreken punten en te nemen besluiten. Daarvan wordt (buiten de actualiteiten) niet van afgeweken. Voor andere/aanvullende punten die dus ook niet (goed) zijn voorbereid plan je een nieuwe vergadering.
De actualiteiten is een korte strakke ronde, waar alleen mensen het woord nemen die ook echt iets te melden hebben. Non-bijdragen worden resoluut afgekapt door de voorzitter (of de andere deelnemers).
Tijdens de discussie worden de te bespreken punten doorgenomen en bediscussieerd. Daarbij wordt niet gedifficulteerd maar naar oplossingen toegesproken. Van mening verschillen mag en is soms juist ook nodig, maar wel constructief toewerkend naar een (alternatieve) oplossing. Wie de voorbereidende stukken niet (vooraf) heeft doorgelezen doet niet mee aan de discussie. Zaken en dilemma’s die in de voorbereidende stukken staan beschreven worden niet (onnodig) herhaald. Ben je niet nodig bij een overleg (omdat de agendapunten voor jou niet relevant zijn), dan blijf je ook gewoon weg (en dat wordt ook ondersteund door de voorzitter).
Besluitvorming is kort, krachtig en SMART. Dus een helder besluit per agendapunt (van maximaal één zin), met wie de actiehouder is en wanneer iets af moet zijn. Deze besluiten worden ook in een korte besluitenlijst vastgelegd. (Uitgebreide) verslagen worden niet gemaakt en dus ook niet (nooit!) besproken tijdens het overleg. Besluiten worden simpelweg uitgevoerd en als dat niet lukt worden ze door de actiehouder als nieuw discussiepunt op een volgende vergadering geagendeerd.
Tot slot een korte afronding waarin iedereen wordt bedankt voor de constructieve bijdragen de actiepunten worden opgesomd en iedereen met één woord het verloop en/of het gevoel bij de vergadering (constructief) samenvat.
Waarom werkt dit?
- Geen tijdverspilling – Elke minuut is doelgericht en waardevol.
- Betere besluitvorming – Duidelijke afspraken en actiepunten.
- Meer energie en focus – Vergaderen wordt effectief in plaats van vermoeiend.
- Respect voor elkaars tijd – Iedereen komt voorbereid en op tijd.
Durf jij het aan?
Probeer het uit! Veel vergaderingen die nu twee uur duren, passen moeiteloos binnen 25 minuten. Je zult versteld staan van de zee aan tijd die je overhoudt. Even wennen, maar uiteindelijk zal iedereen je dankbaar zijn.