In mijn vorige bijdrage ging ik in op de missie van Disney en de manier waarop medewerkers daar het Disney-gedachtengoed in de praktijk brengen. Veel bedrijven zouden daar hun voordeel mee kunnen doen. In het verlengde daarvan komt het volgende voorbeeld.
Hoe vaak komt het niet voor dat je een prachtig projectplan hebt gemaakt, maar op het moment dat je de uitvoering oppakt wordt je door de actualiteit ingehaald en moet het projectplan weer op de schop. En dan heb jij nog scherp voor ogen wat je in die situatie te doen staat. Geldt hetzelfde voor de projectmedewerkers. Het projectplan voorziet niet in de actuele situatie en de organisatie raakt verlamd en besluiteloos.
In het leger hebben ze daar een oplossing voor gevonden. In het commandocentrum worden prachtige strategische zetten en aanvalsplannen voorbereid. Maar de militair in het veld ziet een vijand die zich heel anders gedraagt dan in het aanvalsplan was aangenomen. Omstandigheden veranderen voortdurend en ‘in het veld’ zul je daarop in moeten spelen. Wat kan betekenen dat je iets heel anders gaat doen dan aanvankelijk was gepland.
Om te zorgen dat je in een veranderende omgeving toch je doel bereikt en om je uitvoerenden een duidelijke instructie te geven op welke manier ze in onverwachte situaties moeten handelen, gebruik je het ‘Commanders Intent’. Iets wat is overgewaaid uit het Amerikaanse leger. Bovenaan ieder aanvalsplan schrijft de bevelhebber wat hij met dat plan eigenlijk wil bereiken. Hij wil bijvoorbeeld dat een stad vandaag wordt veroverd. Dat geeft ruimte om de manier waarop dat gebeurt af te stemmen op de veranderende omstandigheden. Zo kan iedere medewerker voor zichzelf toetsen of hij een bijdrage levert aan dat uiteindelijke doel.
Niet anders is het met een gemiddeld beleidsplan, communicatieplan of projectplan. Ze bestaan uit vele deelstapjes en bestrijken perioden van enkele maanden tot meerdere jaren. De kans dat gedurende die periode de omstandigheden veranderen is behoorlijk groot. Zolang iedereen maar weet wat in ieder geval moet worden bereikt, kan iedereen op die veranderingen flexibel inspelen.
Kijk nog eens goed naar jouw plannen, maar ook je bedrijfsmissie of visie. Wat wil je nu echt bereiken. Schrap net zo lang tot je bij de essentie over bent gebleven. Een essentie die ongeacht de omstandigheden moet worden bereikt. Schrappen doet misschien pijn, maar het brengt je doel absoluut dichterbij.