Een manager waar ik al jaren mee werk beëindigt ieder overleg steevast met “Zo doen dan maar?”. Geen idee wat we dan hebben afgesproken en iedereen kan tevreden en zonder dat je ergens op kunt worden afgerekend zijns weegs gaan. Dat herinner ik mij ineens, omdat ik laatst in een vergadering zat, waarbij ieder agendapunt door de voorzitter werd afgesloten met “Nou, dat is dan duidelijk. Dan gaan we door naar het volgende agendapunt”. Ik kan je vertellen dat er niets duidelijk was geworden. Iedereen had zijn zegje gedaan over het voorliggende onderwerp, vaak compleet tegengestelde standpunten, en zonder duidelijke conclusie wat er nu besloten werd, werd met bovenstaande zin overgegaan naar het volgende agendapunt.
Verhulde besluiteloosheid
Als je denkt dat dat per ongeluk gebeurt, dan heb je het mis. Er zijn vele manieren om tijdens vergaderingen te reageren, zonder dat je concreet iets hebt gezegd. En ook stukken voor een vergadering, nota’s en rapporten staan vol met nietszeggende wollige zinnen waar geen touw aan valt vast te knopen. Een handig hulpje om hier zelf aan mee te doen (ook als je iets schriftelijk moet inbrengen) is de bullshitgenerator. Er zijn er verschillende op internet te vinden maar verwijs je hier naar twee bekende:
http://bullshit.takovermeulen.eu/ (nederlands)
http://cbsg.sf.net/ (engels)
Of lees maar eens het nieuwe boek van Japke-d Bouma: Uitrollen is het nieuwe doorpakken. Een boek vol met wollig, ambtelijk taalgebruik en voorbeelden hoe ze te omzeilen.
Vijandig taalgebruik op het werk
Maar het kan nog erger. Want waar besluiteloosheid relatief onschuldig wordt verhuld in wollig taalgebruik, zijn er ook ronduit vijandige catch-phrases in omloop die een niets vermoedende medewerker in de luren laten leggen door een collega of manager.
Eén daarvan is de zin “Ik hoor wat je zegt”. Het lijkt op het eerste gezicht dat er naar je wordt geluisterd, maar niets is minder waar. Degene die deze zin gebruikt is het volkomen oneens met je en zal deze zin opvolgen met argumenten waarom het toch anders moet. Was er echt naar je geluisterd, dan had diegene op zijn minst jouw inbreng en argumentatie kunnen samenvatten (dat kan die persoon niet want die heeft niet geluisterd) en vervolgens een open gesprek met je aangaan. Maar dat is de bedoeling helemaal niet.
Een net zo vijandige reactie kan zijn “Je hebt me gehoord, maar heb je ook naar me geluisterd?”. Het zal je niet in dank worden afgenomen (want die andere persoon heeft helemaal geen zin om de discussie met je aan te gaan), maar het gesprek komt dan wel echt op gang. De verhouding wordt dan wel expliciet op scherp gezet. Dus weet wanneer je in de positie bent om deze tegenactie in gang te zetten. Maar als er over je heen wordt gelopen met “ik hoor wat je zegt”, moet je er wel bewust van zijn dat dat gebeurt. Dan heb jij in ieder geval de keuze: je mond houden of in de tegenaanval.
Andere veel gebruikte zinnen zijn:
- “dat nemen we mee” (helemaal niet dus)
- “dat parkeren we tot de volgende vergadering” (van uitstel komt afstel)
- “mijn deur staat altijd open” (als die echt open zou staan zou diegene dat niet zo zeggen)
- “hoe gaan we dit aanvliegen?” (een ongewenst voorstel wordt in een procesvoorstel naar de verre toekomst doorgeschoven)
- “dat zijn details” (ik heb geen idee waar je het over hebt, dus ik praat er overheen en ga naar de grote lijnen),
- “het kan niet zo zijn dat…” (waarom niet wordt nooit duidelijk gemaakt)
- ” hoe vind je (zelf) dat het gaat?” (maak je borst maar nat, je gesprekspartners is ergens uitermate ontevreden over).
We laten dit soort zinnen te vaak lopen. Omdat degene die ze gebruikt hoger in rang is, we bang zijn als lastpak te worden gezien, of omdat we het simpelweg niet belangrijk genoeg vinden. Bij de één werken ze als een rode lap, anderen lijken niet in de gaten te hebben dat ze worden weggespeeld.
Het begint dus bij bewustwording. Dit zijn geen onschuldige zinnen die tijdens overleggen op het werk worden gebruikt. Als je weet wat er met deze zinnen bedoeld wordt heb je handelingsperspectief. Ga ik ertegenin of laat ik het gaan?
Tips om te reageren op verhullend taalgebruik
Als je merkt dat een vergadering nergens toe leidt, probeer dan deze zinnen te vermijden en te vervangen door duidelijke acties: ‘Wat is de volgende stap?’ en ‘Wie neemt de verantwoordelijkheid?’ De volgende tips kunnen je verder op weg helpen:
- Vraag om verduidelijking: Wanneer iemand een vage opmerking maakt zoals “Dat nemen we mee”, kun je vriendelijk vragen om specificatie. Bijvoorbeeld: “Kun je wat meer details geven over hoe we dat gaan oppakken en wie daar verantwoordelijk voor is?”
- Vat samen en herhaal: Als iemand zegt “Ik hoor wat je zegt”, kun je proberen hun aandacht terug te krijgen door je eigen punten samen te vatten en te herhalen. Bijvoorbeeld: “Dus wat ik hoor is dat je het hiermee eens bent, klopt dat?”.
- Gebruik concrete taal: Wees zelf duidelijk en concreet in je eigen communicatie. Vermijd wollige taal en leg precies uit wat je bedoelt, wat er moet gebeuren en wie wat gaat doen.
- Creëer actiepunten: Sluit vergaderingen af met duidelijke actiepunten en deadlines. Bijvoorbeeld: “Laten we ervoor zorgen dat we een concreet plan hebben tegen de volgende vergadering en dat iedereen verantwoordelijkheden toegewezen krijgt.”
- Gebruik humor om spanning te doorbreken: Soms kan een luchtige opmerking de sfeer verbeteren en helpen om de zaken in perspectief te plaatsen. Bijvoorbeeld: “Misschien moeten we een nieuwe sport introduceren: vergader-marathons. Wie het eerst een besluit kan nemen, wint!”
Tips om te reageren op vijandig taalgebruik
Is reageren op verhullend taalgebruik naar relatief simpel en veilig. Ingewikkelder en spannender wordt het wanneer je moet ingaan op vijandig taalgebruik. Je kunt het negeren en laten gaan, maar soms ontkom je er niet aan om te reageren. Dat kun je doen op de volgende manieren:
- Blijf kalm en professioneel: Als iemand een vijandige opmerking maakt zoals “Ik hoor wat je zegt”, neem dan een diepe ademhaling en reageer kalm. Bijvoorbeeld: “Ik waardeer dat je luistert. Laten we samen kijken naar de mogelijke oplossingen.”
- Vraag om feedback: Wanneer iemand zegt “Hoe vind je zelf dat het gaat?”, probeer het gesprek constructief te maken door om specifieke feedback te vragen. Bijvoorbeeld: “Ik zou graag willen weten welke punten je specifiek wilt bespreken zodat ik hierop kan reageren.”
- Gebruik actieve luistertechnieken: Laat zien dat je echt luistert door de inbreng van de ander samen te vatten en terug te koppelen. Bijvoorbeeld: “Als ik het goed begrijp, maak je je zorgen over X en Y. Klopt dat?”
- Zorg voor een positieve wending: Probeer negatieve opmerkingen om te buigen naar een positieve actie. Bijvoorbeeld: “Ik begrijp dat dit een uitdaging is, maar ik zie ook kansen om samen te werken en dit op te lossen.”
- Stel open vragen: Dit helpt om het gesprek op gang te houden en de ander uit te nodigen om hun gedachten verder uit te leggen. Bijvoorbeeld: “Wat zou volgens jou een goede volgende stap zijn?”
Welke zinnen herken jij uit jouw werk? Heb jij nog andere voorbeelden en tips om daarmee om te gaan?