Prioriteiten stellen

“Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent.” Aldus Dwight D. Eisenhower, voormalig generaal en president van de VS. Maar toch blijkt het in het dagelijkse leven ontzettend lastig om de juiste prioriteiten te stellen. Daarvoor heeft Eisenhower een matrix ontwikkeld.
In die matrix maak je onderscheid in die zaken die belangrijk en niet belangrijk zijn en in die zaken die urgent en niet urgent zijn. Je kunt je dagelijkse werkzaamheden eenvoudig in zo’n matrix invullen om te zien of jij de juiste prioriteiten stelt.
Belangrijk en UrgentDia1
In het eerste kwadrant zet je de dingen die zowel belangrijk als urgent zijn. Denk aan allerlei crises, heftig politieke problemen, of een acute storing. Werkzaamheden in dit kwadrant zijn ideaal voor de “brandjesblussers” onder ons. De druk is hoog, er wordt direct actie verlangd, je ziet ook direct resultaat van je werk en je hebt de aandacht (en ondersteuning) van de mensen boven èn onder je. Er zijn veel mensen die zich helemaal op hun plek voelen in dit kwadrant en van brandje naar brandje hollen. Zij lopen wel het risico dat taken die ook belangrijk maar minder urgent zijn ondersneeuwen. Die taken blijven net zolang liggen totdat de druk hoog genoeg is opgelopen en ze alsnog als brandje moeten worden opgepakt.
Belangrijk maar Niet UrgentDia2
In dit kwadrant vind je zaken die best nog even kunnen wachten, maar die wél belangrijk zijn. Het grote probleem is hier dat deze zaken vaak blijven liggen totdat ze alsnog urgent zijn geworden. Soms is dat goed, maar vaak ook niet. Goed omdat onder hoge druk snel resultaten kunnen worden bereikt, maar ook slecht omdat daardoor de tijd ontbreekt om eens fundamenteel na te denken en de beste oplossing bij het probleem te zoeken. Ook activiteiten als timemanagementsystemen, verantwoording en verslagen, de financiële boekhouding vallen in dit kwadrant. Je kunt ze lang uitstellen maar ze moeten uiteindelijk wel gebeuren. Wie steeds brandjes blust en te weinig tijd neemt voor belangrijke vraagstukken die wat meer tijd en aandacht verdienen, ondergraaft de eigen organisatie op de lange termijn.
prioriteitenmatrix 3
Niet belangrijk maar Wel Urgent
Kwadrant 3 vult zich met onbelangrijke zaken die wel urgent zijn. Denk aan terugkerende vergaderingen en telefoontjes. Ze zijn vaak niet belangrijk maar vragen wel direct om je aandacht. Of die urgentie altijd terecht is valt te bezien, de activiteiten zijn niet voor niets onbelangrijk. Hier valt dus absoluut tijd te winnen door zaken te delegeren of te mitigeren.

Niet Urgent en ook Niet Belangrijk
Het vierde en laatste kwadrant is die van de tijdvreters. Hier zitten die dingen in
prioriteitenmatrix 4
die niet urgent zijn en zeker niet belangrijk, maar waar je wel de helft van je dag vult. Het nodeloze gebabbel van collega’s op je kamer (een beetje sociale praat is wel belangrijk, maar teveel niet), de e-mailtjes (voor CC-tjes) die je gelijk openklikt, het voor de tiende keer herschrijven van een eindrapport (perfectionisme). Tal van zaken kunnen je bezig houden, terwijl ze eigenlijk niets opleveren. Tijdvreters dus.
Maar wat doe je eraan?
De belangrijkste tips die ik je kan geven is om te beginnen met je dagvulling bij te houden in een matrix zoals hier beschreven. Stel vervolgens prioriteiten en houd je daar ook aan.
Komt er vervolgens een nieuwe taak op je bord (of door je deur in de vorm van een collega die je een spoedklusje aanbiedt), denk dan eerst 30 seconden na, voordat je reageert en/of in actie komt. Want hoe belangrijk en urgent is deze taak nou echt? Hoeveel tijd wil je erin investeren, en ten koste van wat gaat dat dan? Ben jij wel de geëigende persoon die dit klusje moet oplossen of kan het aan een ander worden gedelegeerd? Is er een slimme aanpak te verzinnen zie jou minder tijd en moeite kost?
Meer lezen?
Prioriteiten
Prioriteiten, Stephen R. Covey
Jongleren met olifanten
Jongleren met olifanten, Loflin, J. & Musig, T.
Facebooktwittergoogle_pluslinkedinmailFacebooktwittergoogle_pluslinkedinmail

Laat een reactie achter