Een zinnetje dat ik keer op keer tegenkom wanneer het gaat om het stellen van prioriteiten is de volgende: “Moet ik dit nu doen?”
En hoe eenvoudig het zinnetje ook lijkt, keer op keer bewijst het zijn kracht. De truc bestaat er uit dat je, gesteld voor een bepaalde taak, jezelf deze vraag vijf keer stelt. Vijf keer, waarbij je de klemtoon steeds op een ander woord legt. Begin niet heel logisch met de klemtoon op het eerste woord te leggen, in de uitleg hieronder gebruik ik de meest optimale volgorde. Beantwoord je de eerste (of een volgende) vraag met “nee”, dan hoef je de overige vragen niet meer te beantwoorden en kun je de klus naast je neerleggen of aan een ander overlaten.
Dus komt er iemand (je baas?) bij je met een nieuwe klus, of vraagt een collega je te helpen of zie je tussen de vele dossiers op je bureau het juiste niet meer (zeker zo vlak voor de zomervakantie), prioriteer dan met deze vragen.
Moet ik dit nu doen?
Ben jij de meest aangewezen persoon om deze taak op te pakken, of ligt een ander meer voor de hand? Misschien is een ander wel beter in deze taak of heeft een ander op het moment meer tijd.
Moet ik dit nu doen?
Valt er wat te doen? Veel problemen verdwijnen met de tijd. Als je ze maar lang genoeg met rust laat. Misschien zit de meest optimale oplossing niet in het doen van iets, maar juist in het nalaten. Als er niets gedaan hoeft te worden, scheelt jou dat weer een hoop werk.
Moet ik dit nu doen?
Is de taak iets dat je nu moet oppakken, of kan het ook wachten tot later. Wat is het meest urgent in relatie tot de andere werkzaamheden die je onder handen hebt? Leg de klussen simpelweg op volgorde van tijd en begin bij hetgeen het eerste af moet zijn. Wellicht kan deze taak nog wel een paar uur of een paar dagen wachten.
Moet ik dit nu doen?
Als je gevraagd wordt om iets op een bepaalde manier aan te pakken (hetgeen regelmatig gebeurt), kan het best zijn dat er een andere oplossing is die minder tijd of een andere inzet van jou vraagt. Zit er misschien een vraag achter de vraag die je gesteld wordt en moet je die niet eerst beantwoorden? Begin niet gelijk te rennen maar vraag je af wat de beste aanpak is van jouw klus.
Moet ik dit nu doen?
Tot slot de vraag of datgene wat je hebt ligt daadwerkelijk gedaan moet worden. Veel werk is meer een kwestie van willen of prima als het gedaan wordt, maar niet noodzakelijk. Prima en misschien ook nuttig om je werktijd mee te vullen als je even niets anders om handen hebt, maar niet als je omkomt in het werk, dan beperk je je aandacht tot die taken die echt moeten. De rest leg je op een stapel voor rustiger tijden.
Met deze vraag (in vijf delen) kun je heel eenvoudig prioriteiten stellen en zorgen dat je met de juiste dingen bezig bent.