Tijdregistratie

Ik sprak laatst na afloop van een werkcultuur training met een werkgever die moeite had om zijn werknemers de tijdregistratie in te laten vullen. Ook de digitale archivering liet te wensen over, zo was zijn inschatting. Hij kreeg het maar niet voor elkaar om zijn mensen deze administratieve taken te laten doen. En ik kom dat (zeker in de not for profit sector) vaker tegen. Gek genoeg vrijwel nooit in commerciële bedrijven.

Meestal is de oorzaak in dit soort gevallen snel gevonden. Kijk naar commerciële bedrijven waar het invullen van tijdregistratie een automatisme is voor medewerkers. Vullen zij de registratie niet (goed) in, dan kunnen geen facturen naar de klanten worden gestuurd. En te weinig (geregistreerde) productieve uren leidt na enige tijd onvermijdelijk tot het ontslag van de betreffende medewerker. Er is dus een duidelijke incentive om de registratie in te vullen.

Die incentive is er in veel not-for-profit bedrijven niet. Het management roept bij de introductie van een nieuw registratiesysteem (hetzelfde gaat dus ook op voor digitale archievering) hoe belangrijk dat systeem is voor het bedrijf en dat iedereen daar zijn uren en stukken in moet registreren. Maar vervolgens wordt daar nauwelijks nog op gestuurd. En in ieder geval krijgt het niet invullen geen consequenties. Protesterende medewerkers krijgen alle ruimte om aan te geven waarom het systeem niet deugd, teveel tijd kost, onzinnig is, dat ze het systeem niet snappen,… noem maar op. Met als gevolg dat het systeem op zijn minst incompleet wordt gevuld.

En dat vind ik heel raar. Ik weet dat ik voornamelijk schrijf over hoe je je werk leuker en plezieriger kunt maken, maar dat betekent niet dat het vrijheid blijheid op de werkplek moet zijn. Er moet natuurlijk wel wat geproduceerd worden; de schoorsteen moet roken. Maar als ‘de baas’ iets van je verlangt (wat binnen de grenzen van de redelijkheid blijft uiteraard), dan heb je daaraan volgens mij gewoon te voldoen. En het invullen van een tijdregistratie is daar zo één van. Zo ingewikkeld is het niet: je baas maakt maandelijks een flinke som geld over op je bankrekening. Als hij in ruil daarvoor van je verlangt dat je een tijdregistratie invult, welk argument heb je dan om dat niet te doen? Wat mij betreft geen enkele. (Wat onverlet laat dat het raadzaam is dat de werkgever het nut en de noodzaak van zo’n systeem voor het bedrijf duidelijk maakt aan de werknemers).

Mijn vraag aan de betreffende werkgever was dan ook hoe belangrijk hij het invullen van het tijdregistratiesysteem werkelijk vond. Stuurt hij alleen op de output van zijn medewerkers, of ook op het naleven van interne bedrijfsprocedures? Als hij tijdens de (functionerings)gesprekken met zijn medewerkers ook stuurt op de compleetheid van het tijdregistratiesysteem, èn serieuze incentives of sancties verbindt aan het niet juist/compleet invullen daarvan zoals in commerciële omgevingen heel gebruikelijk is, dan is zijn probleem binnen enkele weken verleden tijd. Hoe werkt dat bij jou in het bedrijf?