Vergroot je succes
In deze bijdrage zal ik jou iets leren wat jouw leven en werk vele malen effectiever en succesvoller maakt. Merk jij wel eens dat je een prachtig product of advies hebt gemaakt, maar dat de ontvanger (je baas, de directie, de klant) het niet eens goed bekijkt? Of dat je een presentatie geeft maar dat het publiek niet echt enthousiast meedoet? Dat kun je heel eenvoudig veranderen zonder dat dat jou extra moeite hoeft te kosten.
Goede bedoelingen ≠ effect
De afgelopen weken heb ik diverse overleggen gevoerd met creatieve geesten die hun producten aan de rest van de organisatie wilden slijten. Dat ging van het stimuleren van vrijwilligerswerk onder werknemers, het bevorderen van de werksfeer door in estafette aan een afdelingsverhaal te werken, een compimentenestafette, kaartjes met inspirerende spreuken die medewerkers ’s ochtends op hun bureau zouden aantreffen en ga zo maar door.
Stuk voor stuk hele leuke initiatieven. Maar aan mij gevraagd wat ik met zo’n initiatief als medewerker zou doen, moest ik de goede stemming helaas de kop indrukken. Ik ben er namelijk van overtuigd, dat ondanks de goede bedoelingen, de gemiddelde medewerker ofwel die initiatieven niet eens opmerkt (een stukje op het prikbord, intranet of het personeelsblad is zeker niet afdoende) of die communicatie rechtstreeks in de prullenbak mikt. En ik zal vertellen waarom.
Beat the information overload
Ieder moderne werknemer (of gemiddelde directeur, klant,…) heeft te maken met een behoorlijke werkdruk en informatie-overload. Dat betekent dat ieder voor zich bij nieuwe informatie een hele snelle schifting maakt of je die überhaupt tot je neemt of ongelezen weggooit. Wil je met een initiatief een kans op succes maken, dan zul je in je communicatie de volgende regels in acht moeten nemen:
1. Verplaats je in de ontvanger.
Wat heeft hij of zij aan jouw informatie, what’s in it for him/her? Zorg dat dat vanaf het directe begin klip en klaar is (zie de eerste alinea van deze bijdrage). Dingen die jou niets opleveren en je alleen maar iets kosten (geld, energie, aandacht) zul je slechts met de grootste tegenzin of onder dwang doen. Bedenk dus wat de ontvanger kan met de informatie of het product dat jij voor hem hebt en zet dat vooraan.
2. Maak de voordelen voor de ontvanger expliciet.
Breng het denkwerk bij de ontvanger tot rust, leg hem in de watten en leg in simpele bewoordingen expliciet uit wat de voordelen voor hem of haar zijn. Geef desnoods aan dat die voordelen de benodigde investering verre overtreffen (als dat niet zo is, dan moet je je idee nog eens tegen het licht houden).
3. Houd het kort!
Ik werk persoonlijk in een ambtelijke omgeving waar het heel gebruikelijk is om vuistdikke rapporten en adviezen van twintig pagina’s uit te brengen. Maar ook in het bedrijfsleven waar ik geregeld over de vloer kom is dat heel gebruikelijk. Heel simpel: die worden niet gelezen. Hooguit wil een inhoudelijk specialist zich daar nog eens doorheen worstelen, maar iemand met weinig tijd (en de mensen met beslissingsmacht hebben meestal weinig tijd) zal daar niet aan beginnen. Ook presentaties kunnen vaak een uur of langer in beslag nemen, terwijl de boodschap met gemak in tien minuten te brengen is. Als je meer dan twee A4 nodig hebt of meer dan tien minuten om je boodschap te brengen, dan heb je de kern nog niet te pakken. Je doet de ontvanger en vooral jezelf een groot plezier door de ontvanger niet te vermoeien met alle kennis die jij in je hoofd hebt, maar slechts dat te brengen dat relevant is voor die ontvanger.
4. Verras.
Wie zegt dat de vorm niet belangrijk is, zal weinig succes hebben. Zorg dat je opvalt in de massa. Als een collega, klant of een directeur twintig stukken/dingen op zijn bureau of in zijn postvak aantreft, aan welke zal hij dan het eerste aandacht geven? Aan dat twaalf in een dozijn ding? Of aan dat document met een rolletje mentos eraan geplakt (een verfrissend idee)? Of aan dat product met een geel-zwart gestreept gevaren lint eromheen (explosief materiaal)? Of aan dat advies met bloemenzaadjes en een zakje potgrond (valt dit advies in vruchtbare bodem/kan hier iets moois uit opbloeien)? Geef drie jongleerballetjes bij jouw advies (hoeveel ballen kun jij in de lucht houden)? Zo is bij ieder onderwerp iets toepasselijks te bedenken wat extra aandacht op jouw ding vestigt. Zorg dus dat je op een positieve manier opvalt en probeer ook in je verrassingselement aan te sluiten op de behoeften of persoonskenmerken van de ander.
Door deze vier regels in acht te nemen, zul je merken dat jouw advies/product de aandacht krijgt die het verdient en zal de kans dat de ontvanger er daadwerkelijk op in gaat aanzienlijk vergroten.