Het is weer bijna zover, de zomervakantie staat voor de deur. Lekker even helemaal weg met het gezin, naar zon of natuur. Ontspannen aan het zwembad met een heerlijk drankje erbij. Zon, zee en lekker eten. Het hele jaar zou wel vakantie mogen zijn. Maar helaas is dat niet het geval.
En erger nog, het is al een heel gedoe voordat je eindelijk de deur achter je hebt dichtgetrokken en vanaf het moment dat je op je vakantiebestemming bent aangekomen, begint het gepieker al over al het werk dat op je ligt te wachten zodra je terugkomt. En dan ga ik nog van de ideale situatie uit dat je tijdens je vakantie niet bereikbaar bent voor je werk en het thuisfront. Het komt steeds vaker voor dat mensen aan het zwembad met laptop en mobiele telefoon ‘nog even aan die belangrijke klus’ werken. Van werkstress schiet je zo in de vakantiestress om weer terug te keren in je werkstress.
Dit jaar mag je proberen om dat eens anders aan te pakken. En als je over enkele weken gaat, dan zul je nu al voorbereidingen moeten treffen. Wacht dus niet te lang daarmee. Ik bespreek een aantal tips met je, beginnend bij de voorbereidingen voor je werkoverdracht tot aan de eerste dagen terug op het werk.
Voorbereidingen
Het is leuk dat je collega’s hebt die je werk willen waarnemen tijdens jouw vakantie, maar zorg er dan wel voor dat dat voor de achterblijvers behapbaar is. Ga dus nu al na hoe je werkzaamheden kunt afstoten of in de tijd zo kunt plannen, dat er tijdens jouw afwezigheid weinig hoeft te gebeuren. Neem enkele weken voor je vakantie ook geen nieuwe klussen meer aan. Zorg dat belangrijke afspraken niet tijdens of op de dag na jouw vakantie worden gepland, maar één of twee weken later. Zo kun je de voorbereidingen daarvoor in eigen hand houden. Kijk naar wat je kunt afronden voor de vakantie en doe dat dan ook. Voor wat niet voor je vakantie klaar kan, bespreek je met je opdrachtgever wat eventueel later kan. Zadel je collega’s niet op met onnodig werk.
Plan je laatste week
Je bent niet de enige die vlak voor de vakantie een aantal hectische dagen heeft. Tal van klusjes en onvoorziene werkzaamheden moeten ‘nog even’ worden afgerond. Met als resultaat dat je de laatste dag tot laat in de middag of avond nog bezig bent om alles af te krijgen. Dat is een lekker begin van de vakantie. De eerste week gaat al heen met het bijkomen van de laatste dagen op kantoor. Plan dus die laatste week zorgvuldig en houd je aan die planning. Draag dossiers tijdig over en houd rekening met enkele ‘vrije’ uren die op gaan aan onvoorziene werkzaamheden. Zorg dat er geen belangrijke deadlines of belangrijke vergaderingen vlak voor je vakantie worden gepland. Die schuiven namelijk altijd in de tijd en leveren vervolgwerk op. Daar zat je net niet op te wachten.
Overdragen
Draag je werk niet de vrijdag voor je vakantie over, maar doe dat liefst een week eerder. Zodoende blijft er tijd over voor vragen van je collega’s en heb je nog een week de tijd om elkaar goed bij te praten. Maak een goed overdrachtsdocument met daarin de namen en bereikbaarheidsgegevens van contactpersonen (of hun vervangers), een up date van de stand van zaken, de locatie van bijbehorende documenten, eventuele afspraken en deadlines die binnen de vakantieperiode vallen etcetera. Stel ook je contactpersonen en klanten op de hoogte van je vakantie. Zij zullen hun vragen dan vaak opsparen tot het moment dat jij terug bent. De ervaring leert dat een onvolledige of onduidelijke overdracht zich altijd wreekt op die punten die onvolldig waren (met als gevolg dat jij gebeld gaat worden op je vakantieadres). Draag jij goed over, dan hoeft er meestal niets te gebeuren.
Privé
Niet alleen op je werk moet je voorbereidingen treffen, ook thuis valt er een hoop te regelen. Dat begint met een tijdige controle van de verloopdatum van je paspoort, een auto die is gecontroleerd, de rekeningen die betaald moeten zijn, het inpakken van de bagage, etcetera. Begin je daarmee op de dag van vertrek, of maak je tijdig een lijstje en begin je een week avn te voren de spullen al op stapeltjes te leggen. Heel wat mensen hebben slapeloze nachten de dagen voor de vakantie. “Als ik maar niets vergeet”. Zelfs een blocnote naast je bed kan dan helpen. Denk je midden in de nacht aan iets dat je nog moet regelen of niet mag vergeten, dan schrijf je dat op. Daarna val je veel makkelijker weer in slaap omdat je weet dat je het hebt genoteerd en daardoor niet kunt vergeten.
Bereikbaarheid
Weet je nog vroeger, toen er nog geen mobieltje waren en je het thuisfront met een telefoontje vanuit zo’n ‘belhok’ bij het strand geruststelde? Die tijd lijkt alweer eeuwen geleden. Nu heeft menigeen een mobieltje mee, maar ook de e-mail wordt gecheckt via de Blackberry en de laptop gaat ook mee. En zonder goede afspraken gaat het daar fout. Maak dus duidelijke afspraken. Wil je helemaal niet bereikbaar zijn, laat dat dan weten aan je baas en collega en neem de telefoon dan ook niet op en beantwoord mailtjes niet. Daarvoor heb je een out-of-office-reply waarin je doorverwijst naar je waarnemende collega’s. Maar als je echt bereikbaar moet zijn, kun je ook één of twee vaste tijdstippen op de dag uitkiezen waarop jij mailtjes en telefoontjes beantwoord. Buiten die tijden zet je je electronische apparatuur gewoon uit.
Vrije tijdsziekte
Op vakantie wordt menigeen ziek. Van de hitte, van het vreemde eten. Ook een virusje is zo opgepikt. Maar er bestaat ook zoiets als vrije tijdsziekte. Door het jaar heen onderdrukt de werkstress en prestatiedrang eventuele ziektes, maar die komen er in tijden van ontspanning onvermijdelijk uit. Probeer daarom je dagritme niet te rigoureus om te gooien tijdens de vakantie. Bouw de weken na de vakantie de druk langzaam af en minder alvast je koffie inname. Tijdens de vakantie blijf je mentaal en fysiek actief door te sporten en een boekje te lezen. Ook probeer je andere dagroutines zoveel mogelijk aan te houden. Als je normaal om acht uur al vier bakken koffie ophebt, moet je daar op vakantie niet mee wachten tot elf of twaalf uur, dat is vragen om hoofdpijn wegens cafeine gebrek. Kijk voor meer informatie naar deze blog: Ziek in je vrije tijd? Pak je werk dan aan!
De terugkomst
Plan ook je terugkomst op het werk. Blokkeer de eerste dagen in je agenda (of in ieder geval grote delen van de dag). Die heb je nodig om je mailbox leeg te maken en de werkzaamheden van je collega’s terug overgedragen te krijgen. Meestal liggen er ook enkele spoedklussen op je te wachten. Houd daarmee rekening door er tijd voor te reserveren in je agenda. Valt het mee, dan heb je alleen maar een paar rustige dagen om je werk weer op te starten. Wat ook wil helpen is je out-of-office reply één of twee dagen langer te laten aanstaan (en dus voor de buitenwereld je vakantie langer te maken dan het is). Dat beperkt de instroom van nieuwe klussen en vragen tijdens de eerste dagen na je vakantie.
Ik wens je alvast een heel fijne en ontspannen vakantie!